Принципиально ничего кроме отношения от какой ни-будь организации более-менее по профилю. Ну, аусвайс. Все.
В любом архиве есть вахта, там направят.
Конкретно по РГВА, например, так: зашел, до вахты есть окошко бюро пропусков. Сунул туды отношение. Что-то там выписали с него, сказали - иди со своей бомагой, найди в другом здании, в 200м, замдиректора, он должен подписать.
Пришел, нашел - по-моему что-то уточняющее (больше для себя как бы) спросил он, подпись поставил.
Обратно в окошко - подаю подписанное, далее паспорт, кажется 50 руб. за оформление.
Выдают пропуск в читальный зал - проходишь через вахту, ты в архиве.
Похожая схема в РГА ВМФ, насколько я помню (могла как-то поменяться, но не думаю что сильно).
В ЦАМО тоже, примерно так же. Отношение суешь, если "да", звонят на проходную чтоб пропустили, (пропуск потом сделают). Там типа канцелярии, заполняешь анкету, дают пропуск, кажется так.
Что делать далее.
Нужно постараться заранее у коллег вызнать, али в литературе посмотреть, какие фонды глянуть, соответственно чтоб время не терялось, сразу их заказать. Быстрее закажешь, быстрее принесут.
После этого начинается ожидание - тогда-то и можно взять путеводитель по фондам.
В принципе по РГВА путеводитель издавался, да и в сети он есть, так что лучше его проштудировать заранее. Хотя непосредственно на месте имеется несколько более полный вариант описи фондов. Там кое-что добавилось относительно опубликованного двухтомника.
Внутренние правила, сколько дел и описей можно держать на руках, везде разные. Что вписывать в требования для выдачи дел, тоже по-разному в разных архивах, двух одинаковых не бывает, кажется.